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Virtuelles Büro und Büroservice

Wie ein E-Büro Gründer und Selbstständige bei der Arbeit unterstützen kann

Für Startups und junge Gründer scheint das Home Office oft die einzige Möglichkeit der Existenz zu sein. Doch möchte man wirklich Kindergeschrei im Hintergrund eines Telefonats? Oder die eigene Privatanschrift für geschäftliche Kontakte freigeben müssen? Es kann sich an dieser Stelle lohnen, ein virtuelles Büro in Betracht zu ziehen – denn das unterstützt Unternehmer auf vielen Ebenen.

 

Was ist ein virtuelles Büro?

Ein Büroservice ist ein Anbieter, bei dem Sie eine Adresse für Ihr Büro mieten können. Es handelt sich hier um eine existente Adresse, an der jedoch keine regelmäßige Arbeit stattfindet. Das virtuelle Büro ist jedoch mehr als nur eine Briefkastenadresse: der Anbieter verfügt stattdessen über Mitarbeiter, die bei der Kommunikation und Koordination helfen kann.

Die Mitarbeiter im E-Büro können zum Beispiel Postsendungen annehmen und verwalten sowie Sie darüber informieren, wenn eine bestimmte Sendung angekommen ist. Mögliche Leistungen beinhalten auch eine eigene Telefonnummer, bei der die Anrufe dann angenommen, weitergeleitert und dokumentiert werden.

Natürlich lässt sich aber nicht alles virtuell oder im Home Office erledigen. Wenn ein Raum für eine Besprechung nötig ist, können Sie daher bei vielen Anbietern auch ein Tagesbüro oder Besprechungszimmer mieten. Hier ist eine professionelle Einrichtung wie im normalen Business-Umfeld schon inbegriffen. Manchmal gibt es auch einen Empfangsservice, der Ihre Kunden oder Partner begrüßt, bevor Sie eintreffen.

 

Die Vor- und Nachteile von virtuellen Büros

Gerade für ein Startup eignet sich ein virtuelles Büro sehr gut. Die Miete fester Räumlichkeiten kostet nämlich viel Geld, das gerade am Anfang nicht da ist – noch dazu kommen Einrichtung und Technik. In der Aufbauphase eines Unternehmens lässt sich schwer sagen, wie das Geschäft später laufen wird und ob das Geld später wieder zurückgezahlt werden kann.

Trotz des geringen finanziellen Risikos ist noch eine Räumlichkeit verfügbar, mit der das Startup nach außen professionell wirken kann. Als Unternehmen sind Sie mit einer externen Adresse gut für Kunden erreichbar, ohne Ihre private Anschrift preisgeben zu müssen. Das trägt zur Seriosität und Sicherheit bei.

Jede Geschäftsidee hat allerdings auch Nachteile. Für das E-Büro ist es sicherlich das nicht gerechtfertigte schlechtere Image. Manche Kunden könnten Sie für unprofessionell halten, wenn sie nicht wissen, dass sich auch Unternehmen ohne festen Firmensitz gut etablieren können. Zu den Nachteilen zählt auch, dass sich die Mitarbeiter des Büroservice nicht mit Ihrem Unternehmen identifizieren können und daher weniger persönliche Bindung aufbauen werden.

 

Wieso eine gute Adresse so wichtig ist

Jedes Unternehmen benötigt eine eigene Adresse für Geschäftszwecke. Das ist sehr wichtig, um nach außen ein professionelles Image aufrechtzuerhalten. Aber auch für den Unternehmer selbst spielt es eine Rolle, um die Arbeit besser vom Privatleben trennen zu können. Wer möchte schon die eigene Privatanschrift freigeben?

Ein virtuelles Büro bietet keinen festen Firmensitz, sondern eher eine Ausweichmöglichkeit und einen Verwaltungsort. Daher ist es eine tolle Option für Unternehmen, die wirklich bloß eine Repräsentativadresse benötigen. Das gilt zum Beispiel, wenn Sie im Ausland arbeiten und deutsche Kunden heranziehen möchten: die meisten Menschen wenden sich lieber an Adressen im eigenen Land wenden.

 

Wie finde ich den richtigen Anbieter für das E-Büro?

Gerade als Startup sollten Sie verschiedene Anbieter vergleichen, bevor Sie sich entscheiden. Wichtig ist besonders am Anfang eine flexible Vertragslaufzeit. Auch variable Kosten spielen eine Rolle: Statt mit einer Pauschale sollte lieber danach abgerechnet werden, was Sie wirklich in Anspruch genommen haben.

Die Preise für einen Büroservice können recht unterschiedlich ausfallen. Für eine reine Adresse fallen meist zweistellige, monatlich fällige Beträge an. Diese steigen je nach inbegriffenen Leistungen und auch abhängig von der Stadt. Oft werden verschiedene Pakete mit unterschiedlichen Services wie Telefon, Voicemail und Empfangsservice angeboten. Der Anbieter sollte fähig sein, seine Leistungen auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen.

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